Der Prüfer kommt: Was die ersten EU-AI-Act-Audits jetzt konkret für Ihren Betrieb bedeuten

Vier Zahlen reichen, um die aktuelle Lage zu verstehen: 2. August 2026, 2. Dezember 2027, 2. August 2028 – und irgendwo dazwischen ein Prüfer, der an Ihre Tür klopft. Das Digital-Omnibus-Vereinfachungspaket hat die Fristen für die meisten Hochrisiko-Pflichten des EU AI Act verschoben. Wer daraus schließt, das Thema habe noch Zeit, liest die Nachricht falsch. Denn während die große Frist nach hinten wandert, laufen andere Pflichten längst – und die ersten Marktüberwachungsbehörden beginnen bereits, genauer hinzuschauen. Was das konkret für Ihren Betrieb bedeutet, ordnen wir in diesem Beitrag ein.

Die Verschiebung ist real – und warum trotzdem schon geprüft wird

Zur Einordnung zunächst die Fakten selbst. Seit dem 2. August 2026 gelten grundsätzlich die meisten Hochrisiko-Pflichten aus Annex III des EU AI Act. Das Digital-Omnibus-Vereinfachungspaket, das nach aktuellem Kenntnisstand als Verordnung (EU) 2026/1744 seit dem 27. Juli 2026 in Kraft ist, verschiebt diese Pflichten jedoch für zwei große Gruppen von Systemen. Eigenständige Annex-III-Hochrisikosysteme – etwa im Bereich Biometrie, kritische Infrastruktur, Bildung, Beschäftigung und Recruiting, Strafverfolgung sowie Migration und Grenzkontrolle – erhalten Zeit bis zum 2. Dezember 2027. In Produkte eingebettete Hochrisikosysteme nach Annex I, etwa in Maschinen oder Medizinprodukten, müssen erst bis zum 2. August 2028 konform sein.

Das ist eine echte Entlastung, keine Frage. Viele mittelständische Betriebe, die gerade erst begonnen hatten, ihre Annex-III-Systeme zu kartieren, gewinnen dadurch wertvolle Monate. Nur: Der AI Act besteht nicht ausschließlich aus Annex-III-Pflichten. Mehrere zentrale Verpflichtungen bleiben von der Verschiebung komplett unberührt, weil sie nie an die jetzt verschobene Frist gekoppelt waren. Dazu zählen die Transparenz- und Kennzeichnungspflichten aus Artikel 50, die Pflichten für Anbieter von General-Purpose-AI-Modellen, die bereits seit August 2025 gelten, das Verbot bestimmter KI-Praktiken aus Artikel 5, das seit Februar 2025 in Kraft ist und ab dem 2. Dezember 2026 um zwei weitere verbotene Praktiken ergänzt wird, sowie die KI-Kompetenz-Pflicht aus Artikel 4, die ebenfalls seit Februar 2025 gilt und seit Juli 2026 verschärft wurde. Wer sein gesamtes Compliance-Budget auf 2027 vertagt, übersieht damit einen Teil der Rechnung, der schon fällig ist.

Genau an diesem Punkt setzt die aktuelle Entwicklung an, die dem Thema seine Dringlichkeit gibt. Auf europäischer Ebene hat das AI Office im September 2026 – Berichte datieren um den 1. und den 14. bis 15. September – erweiterte Sanktionsbefugnisse erhalten und formelle Auskunftsersuchen an mehrere Anbieter von General-Purpose-AI-Modellen verschickt. Im Fokus standen laut den vorliegenden Berichten vor allem drei Themen: die Absicherung der Modelle, unabhängige externe Tests und das Monitoring nach der Markteinführung. Dieselben Quellen berichten zugleich, dass bislang keine Verstöße festgestellt wurden. Wichtig für die Einordnung: Diese konkreten Details stammen aus deutschsprachigen Wirtschafts- und Fachportalen, nicht aus einer direkt auffindbaren offiziellen EU-Pressemitteilung. Bevor Sie diese Zahlen in eigenen Unterlagen zitieren, lohnt sich ein Blick auf die Primärquelle beim European AI Office.

Unabhängig von der exakten Zahl an Anfragen zeigt der Vorgang aber etwas Grundsätzliches: Die zuständigen Behörden sind nicht mehr im Beobachtungsmodus. Sie fragen konkret nach Dokumenten, nach Testnachweisen, nach Monitoring-Prozessen. Und Spanien liefert dafür bereits ein Beispiel aus der Praxis, das über Ankündigungen hinausgeht. Mit der AESIA, der Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial mit Sitz in A Coruña, verfügt die EU seit 2024 über ihre erste eigenständige nationale KI-Aufsichtsbehörde. Sie hat nach vorliegenden Berichten bis Mitte 2026 bereits vorläufige Untersuchungen zu KI-Systemen spanischer Organisationen eröffnet und rund 16 Compliance-Leitfäden veröffentlicht. Das ist kein Einzelfall am Rand des Kontinents, sondern ein Signal dafür, in welche Richtung sich die Aufsichtspraxis in der gesamten EU entwickelt.

Der Prüfer fragt nicht, ob Ihr Unternehmen bereits vollständig compliant ist. Er fragt, ob Sie in der Lage sind, in angemessener Zeit zu zeigen, woran Sie arbeiten – und wer bei Ihnen dafür verantwortlich ist.

Die zentrale Prüfgrundlage: Artikel 11 und die technische Dokumentation nach Annex IV

Wenn ein Prüfer tatsächlich vor der Tür steht, fragt er in aller Regel nicht zuerst nach Marketingaussagen oder Absichtserklärungen. Er fragt nach der technischen Dokumentation. Artikel 11 des EU AI Act verpflichtet Anbieter von Hochrisikosystemen, diese Dokumentation vor der Markteinführung zu erstellen und über den gesamten Lebenszyklus des Systems hinweg aktuell zu halten. Der Inhalt ist in Annex IV in insgesamt neun Abschnitten geregelt: eine allgemeine Systembeschreibung, Angaben zu Entwicklung und Design, Informationen zu Monitoring und Kontrolle des Systems, konkrete Leistungskennzahlen, das eingesetzte Risikomanagementsystem, eine Nachverfolgung relevanter Änderungen über den Lebenszyklus, die angewandten Normen, die EU-Konformitätserklärung sowie ein Plan für das Post-Market-Monitoring.

Diese Dokumentation ist genau das, was Marktüberwachungsbehörden und benannte Stellen bei einer Kontrolle einsehen. Sie ist damit die eigentliche Prüfgrundlage – nicht eine allgemeine Selbstauskunft, sondern ein strukturiertes, nachvollziehbares Dossier. Und hier liegt der praktische Kern unseres Beitrags: Auch wenn die formale Frist für eigenständige Annex-III-Systeme jetzt erst 2027 greift, erwarten Behörden bei einer Anfrage grundsätzlich Nachweisbereitschaft, nicht erst einen fertigen Ordner zum Stichtag. Eine Dokumentation, die Sie unter Zeitdruck zusammenstellen, weil eine Anfrage bereits im Postfach liegt, ist erfahrungsgemäß teurer, lückenhafter und stressiger als eine Dokumentation, die über Monate hinweg mitgewachsen ist.

Wer in Deutschland tatsächlich klopft: Bundesnetzagentur statt Flickenteppich

Eine der häufigsten Unsicherheiten im Mittelstand betrifft eine simple Frage: Wer ist eigentlich zuständig, wenn es konkret wird? In Deutschland ist mit dem Gesetz zur Marktüberwachung und Institutionalisierung im Bereich Künstliche Intelligenz, kurz KI-MIG, seit Juli 2026 die Bundesnetzagentur als zentrale KI-Marktüberwachungsbehörde vorgesehen. Der Ansatz ist hybrid: Bestehende Fachaufsichten, etwa im Finanzsektor oder im Gesundheitswesen, bleiben für ihre jeweiligen Sektoren zuständig. Die Bundesnetzagentur übernimmt die Bereiche, für die es bislang keine passende sektorale Zuständigkeit gibt, und fungiert zusätzlich als Koordinierungs- und Kompetenzzentrum sowie als zentraler Ansprechpartner für die europäischen Institutionen, insbesondere das AI Office.

Für Ihren Betrieb bedeutet das ganz praktisch: Bevor eine Anfrage eintrifft, lohnt sich die Klärung, welche Behörde im Zweifel für Ihr konkretes System zuständig wäre. Setzen Sie beispielsweise ein KI-gestütztes Kreditscoring-Modell im Rahmen einer Finanzierungssparte ein, kann eine sektorale Fachaufsicht zuständig sein. Betreiben Sie hingegen ein Recruiting-Tool ohne unmittelbaren Bezug zu einer bereits regulierten Branche, landet die Zuständigkeit tendenziell bei der Bundesnetzagentur. Diese Vorabklärung kostet wenig Aufwand, verschafft im Ernstfall aber einen entscheidenden Zeitvorsprung, weil Sie wissen, an wen Sie sich wenden und welche Erwartungen diese Stelle typischerweise an eine Dokumentation stellt.

Wichtig ist dabei auch die Rolle, die die Bundesnetzagentur als Koordinierungs- und Kompetenzzentrum einnimmt. Sie ist nicht nur ausführende Kontrollinstanz, sondern auch die Schnittstelle zum AI Office auf EU-Ebene. Fragen, die europäisch beginnen – etwa im Zuge der GPAI-Auskunftsersuchen –, können sich damit über kurz oder lang auch national niederschlagen, wenn ein in Deutschland betriebenes System auf einem betroffenen Basismodell aufsetzt. Wer die eigene Lieferkette an KI-Modellen kennt und dokumentiert, welcher Anbieter welches Modell liefert, ist deshalb nicht nur für eine direkte Anfrage der Bundesnetzagentur gewappnet, sondern auch für den Fall, dass eine Anfrage über den Umweg eines vorgelagerten Modellanbieters bei Ihnen landet.

Die teuren Grauzonen im Mittelstand: Recruiting und Kreditwürdigkeitsprüfung

Zwei Annex-III-Kategorien betreffen den deutschen Mittelstand besonders häufig, ohne dass viele Verantwortliche das auf dem Schirm haben. Die erste ist Recruiting und Bewerber-Screening. Als hochrisikorelevant gilt KI, die Stellenanzeigen gezielt schaltet, Bewerbungen analysiert oder filtert, Kandidatinnen und Kandidaten bewertet, oder Entscheidungen über Beförderung, Kündigung, Aufgabenzuteilung und Mitarbeiterüberwachung unterstützt. Entscheidend ist dabei ein Punkt, der in der Praxis regelmäßig unterschätzt wird: Nach vorliegender Rechtsauslegung spielt es keine Rolle, ob die KI final entscheidet oder lediglich für einen menschlichen Prüfer vorsortiert und rankt. Auch ein reines Vorsortierungs-Tool, bei dem am Ende immer ein Mensch die Entscheidung trifft, gilt als hochrisikorelevant, sobald es Kandidatinnen und Kandidaten bewertet oder priorisiert.

Die zweite Kategorie ist die Kreditwürdigkeitsprüfung natürlicher Personen nach Annex III Nummer 5b, etwa in Form von Scoring-Systemen im Retail-Banking. Eine Ausnahme gilt hier nur für Systeme, die ausschließlich der Betrugserkennung dienen. Auch das lässt sich schnell übersehen: Selbst vorgelagerte Scoring-Modelle, die lediglich eine Empfehlung an eine Sachbearbeiterin oder einen Sachbearbeiter liefern, fallen nach Fachauslegung unter die Hochrisiko-Pflichten, obwohl am Ende ebenfalls ein Mensch entscheidet.

Beide Beispiele zeigen ein Muster, das über die konkreten Kategorien hinausweist: Der Gesetzgeber knüpft die Einstufung nicht an die letzte Entscheidungsinstanz, sondern an den Einfluss, den ein KI-System auf eine Entscheidung über eine natürliche Person hat. Wer sich mit dem Argument „am Ende entscheidet ja doch ein Mensch" beruhigt, unterschätzt damit systematisch, wie viele der bereits eingesetzten Tools tatsächlich in den Anwendungsbereich fallen.

Für die Praxis bedeutet das: Sowohl die Personalabteilung als auch eine eventuell vorhandene Finanzierungs- oder Leasingsparte sollten unabhängig voneinander ein eigenes kleines Inventar führen. In der Personalabteilung reicht dafür oft schon ein einfacher Blick auf die eingesetzte Recruiting-Software und die Frage, ob sie Bewerbungen filtert, rankt oder bewertet. In der Finanzierungssparte lohnt sich der Blick auf jedes Scoring- oder Bonitätsmodell, das in die Vergabe von Krediten, Leasingverträgen oder Ratenzahlungen an Privatpersonen einfließt – auch dann, wenn das Modell von einem externen Anbieter stammt und nur als vorgelagerte Empfehlung in die eigene Software eingebunden wird.

Was ein Bußgeld wirklich kostet – und was die KMU-Regelung tatsächlich bedeutet

Damit zur Frage, die die meisten Gespräche am Ende bestimmt: Was steht auf dem Spiel? Artikel 99 des EU AI Act sieht ein dreistufiges Bußgeldsystem vor. Bei verbotenen KI-Praktiken nach Artikel 5 drohen bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Bei Verstößen gegen die Hochrisiko-Pflichten, zu denen die Artikel-11-Dokumentation zählt, sowie bei Verstößen von GPAI-Anbietern sind es bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des Jahresumsatzes. Bei irreführenden oder falschen Auskünften gegenüber Behörden liegt der Rahmen bei bis zu 7,5 Millionen Euro oder 1 Prozent des Jahresumsatzes.

Für Großunternehmen gilt bei jeder dieser Stufen jeweils der höhere der beiden Werte. Für kleine und mittlere Unternehmen im Sinne der EU-Empfehlung 2003/361/EG – bis 250 Beschäftigte, bis 50 Millionen Euro Umsatz oder bis 43 Millionen Euro Bilanzsumme – gilt dagegen jeweils der niedrigere Wert. Eine Beispielrechnung aus der Beratungspraxis macht den Unterschied greifbar: Bei einem Jahresumsatz von 10 Millionen Euro läge die rechnerisch maximal mögliche Sanktion auf der mittleren Stufe bei 300.000 Euro statt bei 15 Millionen Euro, weil hier der Prozentsatz und nicht der Festbetrag als Obergrenze zieht.

Das ist eine spürbare Entlastung gegenüber der Schlagzeile „35 Millionen Euro Bußgeld". Sie ist aber ausdrücklich keine pauschale Freistellung von den materiellen Pflichten. Die KMU-Regelung ändert die Obergrenze der Sanktion, nicht die Existenz der Pflicht selbst. Und dokumentierte Compliance-Bemühungen, eine frühzeitige Selbstanzeige sowie Kooperation mit der zuständigen Behörde wirken sich nach Einschätzung von Beratungsquellen erkennbar mildernd auf die konkrete Bußgeldbemessung aus. Wer im Ernstfall zeigen kann, dass er sich bereits vor der Anfrage strukturiert mit dem Thema befasst hat, steht spürbar besser da als jemand, der erst nach dem Anschreiben aktiv wird.

Der Fahrplan für die nächsten Wochen

Aus alldem lässt sich ein realistischer, mit überschaubarem Aufwand umsetzbarer Fahrplan ableiten. Erstens: Erstellen Sie ein vollständiges Inventar aller im Betrieb eingesetzten KI-Tools und prüfen Sie jedes davon gegen die Annex-III-Kategorien – nicht nur die offensichtlichen Fälle, sondern auch Vorsortierungs- und Empfehlungstools. Zweitens: Fordern Sie für jedes potenziell hochrisikorelevante Tool beim Anbieter eine Annex-IV-taugliche technische Dokumentation an, oder führen Sie diese selbst – mit Systembeschreibung, Risikomanagement, Herkunft der Trainingsdaten, dem Prozess menschlicher Aufsicht und Logging. Drittens: Klären Sie die Zuständigkeitsfrage zwischen Bundesnetzagentur und einer möglichen sektoralen Fachaufsicht, bevor eine Anfrage eintrifft. Viertens: Dokumentieren Sie Ihre KI-Kompetenz-Maßnahmen nach Artikel 4 nachweisbar, denn diese Pflicht gilt unabhängig vom Hochrisiko-Aufschub bereits jetzt. Und fünftens: Prüfen Sie, wo Sie nach Artikel 50 kennzeichnungspflichtige Inhalte einsetzen, und stellen Sie sicher, dass diese Kennzeichnung tatsächlich erfolgt.

Keiner dieser fünf Schritte erfordert, dass Sie am 2. Dezember 2027 bereits vollständig konform sind. Sie erfordern lediglich, dass Sie heute anfangen können zu zeigen, dass Sie sich strukturiert auf den Weg gemacht haben. Genau das unterscheidet erfahrungsgemäß Unternehmen, die eine erste behördliche Anfrage gelassen beantworten können, von Unternehmen, die in Panik geraten, sobald das erste Schreiben im Postfach liegt.

Öffentlich bestätigte, abgeschlossene Prüffälle bei deutschen Mittelstandsunternehmen sind uns nach aktuellem Rechercheergebnis nicht bekannt – die ersten strukturierten Audits laufen gerade erst an, in Spanien bereits sichtbar, auf EU-Ebene über die GPAI-Anfragen des AI Office, in Deutschland über den frisch etablierten Rahmen der Bundesnetzagentur. Wer jetzt beginnt, seine Annex-IV-Dokumentation aufzubauen, handelt damit nicht überstürzt, sondern schlicht rechtzeitig.